高效生活:提高日常工作效率技巧的长清单

封面

写在前面

这是我打算做的第二个板块——高效生活,即高效率的生活,我们每个人的一天都有24小时,但是我们没法把24小时都利用起来,所以如何高效的利用我们能利用的时间就是这个板块想要和大家分享的。最近正值学期末又恰逢年中,所以经常能听到一些朋友对我抱怨复习/工作效率太低,恰巧我近期整理了不少自己平时提高工作效率的技巧,今天就整理出来和大家分享一下我提高日常工作效率技巧的长清单,也以此作为“高效生活”这个板块的开篇。

序言

在这份长清单中我默认把处理一件事情的过程分为:事前准备->处理过程->事后总结,三个阶段,并按照这一逻辑顺序排列清单。

清单正文

准备一支笔和一张纸

不论你要做什么事情永远确保你的面前有一支笔和一张(专门的)纸,在条件不允许的情况下可以用手机代替。我是在差不多一个月前开始养成的这个习惯,但这短短的一个月内我通过它得到的不仅仅是工作效率的提高。下面我将简单的描述这一支笔和一张纸的具体用途:

  1. 当你在做一件事突然想到些什么的时候,记下来;(储存)
  2. 当你正在做某件事但突然被告知有另一件事等待你做的时候,记下来;(储存)
  3. 当你在看书/写书的时候,将在看或在写的文章的框架整理出来;(协助处理)
  4. 当你处理一件事情或问题没有思路的时候,把已知条件罗列出来寻找突破口。(协助处理)

养成习惯之后你会发现它们就是你大脑外接的寄存器(CPU的一个组成部分),拥有最快的处理信息的能力。

我的那些记录照片

为自己营造一个“安静”的环境

所谓的“安静”的环境是指能让你沉浸在当前要做的事情而尽可能不被打扰的环境,营造一个这样“安静”的环境能够帮助我们更好的投入到工作中切实的提高自己的工作效率。可能有人会说日常中很少有所谓“安静”的环境,一旦我们适应了这种安静的环境会不会就没办法在嘈杂的环境下工作。我的回答是:不会的,只有你完全习惯了“安静”的环境后才能更好的在嘈杂的环境中找到内心的安静,因为如果你都不曾经历过安静怎么可能去体会在安静的环境中工作的感觉。

营造”安静“的环境的一些细节:

  1. 以自己日常工作中常遇到的容易导致分心的事情为重点整治对象,尽可能的去避免它们的发生。
  2. 不要识图欺骗自己,以手机为例:不要总是觉得会错过什么重要消息而总是分心去看手机,你消失几个小时并不会产生什么重大的影响。所以把你的手机屏幕朝下扣在桌子上再去工作。
  3. 不要追求完美的无杂环境,更不要让追求无杂环境成为你迟迟不开始工作的理由。

我的工作环境

明确做某件事的目的

在开始做一件事之前,弄清楚你要做这件事的目的是什么。你可能觉得好笑:我做这件事情的目的不就是为了完成这件事情解决某个问题吗?如果你真的这么想的话我劝你最好停下来好好确定一下你正在做的事情的真正意义。所谓的真正意义是什么?简单来说,你做某件事情时候绝对不会是为了要完成这件事本身,你正在做的事情和你之前/之后要做的事情必然会形成一个闭环从而产生这件事情的真正意义,所以你要做的就是在做这件事情之前先搞清楚你将完成的这个闭环要达到一个什么样的预期产生什么样的影响,这有利于你更加明确如何去处理眼前的事情。

我在思考某件事情的目的是的一些技巧:

  1. 灵活的运用一支笔和一张纸,在纸上快速的罗列出事情的预期闭环,并以此为参照;
  2. 尽可能用事件作用代替重复事件,例如:喝水、吃饭等等都是为了维持基本生存,那我们就可以用”维持基本生存“来代替所有的这些重复事件。这会让你的闭环更加的清晰明了。
  3. 不要试图穷举,抓住主线(你现在要做的这件事情),时刻以主线为中心,不要跑偏;
  4. 整理的过程尽可能的规范一些,让这张纸的可看性、复看性更高一点。

    罗列的目的是让你能更清晰的思考而不是为了罗列而罗列,如果你把它当作是一个任务那它就失去了存在的意义,不但不能帮你提高效率反而会降低你的效率。

制定自己的事件优先级规则

这是一个比较因人而异的工作,分享几个制定心得大家可以按照自己的情况进行DIY:

  1. 推荐使用二维坐标系的方法为事情分类,横纵坐标分别为:重要程度和紧急程度;
  2. 不建议短期内频繁更改自己对事件轻重缓急的评判标准,但推荐大家在每一个成长阶段对评判标准进行更新和修改;
  3. 指定标准 > 实施标准,重点不是你把一件事情放到坐标系的某个位置而是你为什么把它分配在那里;
  4. 明确自己判断事件优先级的标准后还要确定自己处理事件时的导向,在遇到重要事件和紧急事件时是以重要为基本导向还是以紧急为基本导向。这里我推荐以重要为基本导向,因为紧急的评判标准偏主管一点,很多时候都是我们认为紧急而已。
  5. 准备工作都做好后剩下的就是严格按照标准实施,标准是我们自己制定的因此如果出现你不得不打破标准的情况就说明这套标准中还存在漏洞,需要马上修补。

学会抓住自己的每一次思维跳跃

在从事脑力工作的时候我们总是会以没创意没想法为理由而拖延处理工作,这里我想和大家分享的就是如何利用日常中自己的思维跳跃来弥补进行脑力工作时创意的匮乏。

  1. 善用面前的纸和笔。我们分神开小差的时候往往是我们思维比较活跃的时候,经常会想到一些平常想不到的点,把他们记下来,这也是你的思想财富;
  2. 善用你的备忘录。特别喜欢锤子新机发布的一个新功能:闪念胶囊,它可以随时随地以语音的行使记下我们的想法,当然很多人用的都不是锤子手机但是我们的手机都有的一个功能叫备忘录,它也可以达到闪念胶囊的功效,在你离开纸和笔的时候用备忘录来代替它们。
  3. 每天为自己留出一小时左右的时间来胡思乱想,这会提高你的创造能力和想象力。

学会整理-库的重要性

在本文我默认把项目复盘、日常反思、日结、周结、月结等等都归类为整理。

以程序员的思维在做项目时必定会建立相应的库方便反复调用同样的内容,我们的工作其实就是一个工程,因此我们也要学会在处理工程的过程中建立我们的库。什么是库?其实就是我们将在工作中做的总结的整理,就像我前面列举的:项目复盘、日常反思、日结、周结等等。如何建立?这正是我这里想详细和大家说一说的点:

  1. 既然是库肯定不会小因此你需要一个很大的容器,给大家推荐几个:厚厚的笔记本、个人博客、云记事本(最好挑选那种多端通用的)。这三个我都有,最常用的是前两个,因为有了博客所以很少在云记事本里放东西。
  2. 既然是库就是要用来取方东西的:存放总结的思想,用的时候再取出。将我们整理的内容存入我们的库中,存入的过程不仅仅是内容搬运这么简单,在我们搬运的过程中还掺杂这我们又一次的思考,可记忆的加深。
  3. 既然是库就需要一个积累的过程。一个库刚建成的时候往往都是空的,最难熬的是当我们去积累这个库的时候,很多人会因为坚持不下来而放弃。有关毅力的话题这里就不展开说了。

学给自己的库建立分类

首先说明一点:之所以将这两条分开写就是不希望大家刚开始建立库的时候就做分类,因为这增加你的坚持成本,推荐你在成功建立一个小型库之后再开始做分类。

关于分类的技巧我目前还没总结,因为我刚刚开始进行这一步,不过可以和大家分享一下我的做法,我分类的方法是按照博客的默认分类来的,先分大类,然后再分标签。

总结

通读之后大家会发现很多技巧是需要我们养成习惯之后才能发挥功效的,有捷径吗?有,但是我不知道。不过有一件事情是你现在就可以去做的,那就是马上为自己准备一支笔和一张纸,然后去尝试以一种新的方式开始你的工作。去做吧朋友,看再多的方法都不如自己亲身实践来的更有价值。

Comments
Write a Comment